Szkennelés vezérlés

A szkennelés még soha nem volt olyan egyszerű, mint a YSoft SafeQ-val

Egyetlen gombnyomás a multi-funkciós eszközön található terminálon, és a felhasználó által beszkennelt dokumentum azonnal elküldésre kerül annak email fiókjába, vagy bekerül a mappájába anélkül, hogy bármilyen adatot meg kellene adnia, vagy bármit beállítania.

Gyors és könnyű szkennelés

Miután a YSoft SafeQ-val beszkennelte a dokumentumot, a felhasználó eldöntheti, hogy elküldje-e azt az email címére vagy áthelyezze az előre beállított mappájába. A felhasználóknak nem kell időt pazarolni arra, hogy manuálisan megadják email címüket, vagy bármilyen más adatukat a nyomtatónál. A dokumentum beszkennelhető egy elkülönített nyomtatási listára is, azután elmenthető a kedvencek közé, ahonnan bármikor kinyomtatható.

Szkennelési munkafolyamat

A YSoft SafeQ webes kezelőfelületen a rendszergazda végtelen számú szkennelési munkafolyamatot hozhat létre, melyek teljes mértékben kielégítik a felhasználók igényeit. A munkafolyamatok testre szabhatóak a vállalat belső folyamatainak megfelelően. A számlázáson dolgozók például közvetlenül a pénzügyi archív mappába, a logisztikán dolgozók a szállítmányozási és/vagy a raktározási mappába szkennelhetnek.

A vállalati dokumentumok védelme

A rendszer az összes céges nyomtatóeszközökön végzett tevékenységet folyamatosan felügyeli. A riportokban részletes elemzést kaphatunk a kiválasztott paraméterekre – pl. felhasználó, nyomtató – vonatkozóan, vagy nyomon követhetjük a dokumentumokkal végzett műveleteket. Így a bizalmas céges információkat kézben tartva elkerülhető azok vállalaton kívülre juttatása pl. szkenneléssel.

Továbbfejlesztett szkennelés

A hatékonyság növelésének és a munka megkönnyítésének érdekében a szkennelt dokumentumokhoz metaadatokat adhatunk – mint például adószám, ÁFA kód és/vagy vonalkód. A metaadatot használatával könnyebb a keresés, valamint a számlázással, szállító levelekkel, stb. kapcsolatos adminisztrációs munka. (A metaadatok alkalmazása korábban csak a YSoft SafeQ Embedded terminálokon volt elérhető.)
A YSoft SafeQ egy másik továbbfejlesztett funkciója a „Szkriptbe szkennelés”, ahol egy külső alkalmazás integrálható a szkennelési folyamatba. Ezzel a funkcióval a szkennelt dokumentumok könnyedén átalakíthatók Word formátumúvá, vagy hozzáadhatók pl. egy diavetítéshez.

   
© Copyright 2010. Trinity-Soft Kft.